Предприниматели, которые обязаны вести кассовые документы, регулярно проверяются органами ФНС на предмет полноты учета выручки. Она оформляется ПКО, поэтому рассмотрим несколько примеров заполнения приходного ордера, и штрафные санкции за их отсутствие.
Стандартные формы бухгалтерских документов утверждены Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 года. Согласно Порядку ведения,они применяются при осуществлении всех наличных расчетов.При поступлении денежных средств в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер, как заполнять его правильно, чтобы не было вопросов при проверке, поясним на примерах.
ПКО(форма № КО-1)подтверждает внесение в кассу, другими словами —оприходование наличных денег, полученных:
- в результате оказания услуг, продажи товаров, проведения работ (выручка, в том числе от обособленных подразделений);
- возврата остатка денег, выданных в подотчет работникам, в качестве возмещения за нанесенный ущерб;
- оплаты доли в уставном капитале новым участником общества с ограниченной ответственностью;
- в счет оплаты за проданное имущество, оборудование;
- снятых с расчетного счета организации на конкретные нужды.
Таким образом, этим документом оформляются любые деньги, поступившие в кассу, независимо от источника. Компании, осуществляющие деятельность платежного агента, заполняют на деньги клиентов и свою собственную выручку отдельные ордера.
Форма ПКО и порядок заполнения
Кассовые ордера составляются в единственном экземпляре. Помарки, исправления в нем не допускаются, если он испорчен — просто нужно заполнить новый.Обычно его выписывает главный бухгалтер, но такая обязанность может быть возложена должностной инструкцией на любого работника. При их отсутствии это делает руководитель. Образец заполнения приходного кассового ордера приведен на рисунке 1.
Бланк разделен линией отрыва на две части, левая остается в организации, а квитанция возвращается вносителю денег. Особенности заполнения:
- Вносится полное наименование организации и структурного подразделения, если в нем имеется собственная касса, принимающая деньги.
- Указываются коды ОКПО и ОКУД, присвоенные при регистрации.
- Номер соответствует порядковому номеру по журналу регистрации(форма № КО-3). Они заполняются последовательно, с начала календарного года.
- Дата составления совпадает с днем передачи денег, записывается в формате 00.00.0000 арабскими цифрами, например: 01.03.2015.
- Код структурного подразделения, указываются при наличии; код целевого назначения — при поступлении средств со счета на конкретную цель.
- В колонках "Дебет", "Кредит" прописываются соответствующие счета для отражения проводимой операции.
- В строке "Принято" указывается ФИО в родительном падеже. Если деньги поступили со счета — название банка и данные кассира, другой компании.
- Основание — это хозяйственная операция. Реквизиты документов (наименование, номер, т.д.) в этой строке указываются обязательно. Если они прикладываются к приходнику и хранятся вместе с ним, то данные выносят в строку "Приложение". Они обязательно гасятся штампом "Получено" с указанием даты.
- Сумма пишется прописью,при этом не нужно забывать о кассовой дисциплине : она не может больше 100 000 рублей. Принятие нескольких приходных ордеров на общую сумму больше разрешенной, тоже будет нарушением.
- "В том числе" — сумма НДС указывается цифрами, кроме случаев внесения денег с расчетного счета или из подотчета. Организации, не являющиеся плательщиками этого налога, а также, если услуга, товар не облагаются им, вносят запись: "Без НДС".
Все свободные места в строках дополняются прочерком. Принимая деньги, кассир сверяет подписи с имеющимися образцами, наличие подтверждающих документов, соответствие указанной суммы с фактической. Квитанция к подписывается и заверяется печатью, которую принято ставить так, чтобы часть ее оставалась на бланке приходно кассового ордера. При обнаружении ошибок, перечеркивает приходник и возвращает в бухгалтерию. Допускается оформление одного ПКО на общую сумму дневной выручки в конце рабочего дня на основании бланков строгой отчетности, контрольно-кассовой ленты, если организация работает с использованием ККТ .
В основании прихода наличных денег могут быть указаны такие причины:
- оплата за отгруженную продукцию согласно накладной;
- оплата за выполненные работы по акту;
- возмещение материального ущерба по решению суда (приказу);
- внесение авансового платежа по договору;
- возврат неиспользованных средств, выданных в подотчет;
- компенсация выявленной недостачи на основании ревизии, приказа.
Как заполнить приходный кассовый ордер в этом случае? Приведем образец.
Если ПКО нет или он заполнен с ошибками
Соблюдение требований по оформлению операций с наличностью проверяется налоговыми органами , в том числе: полнота оприходования выручки. За нарушение порядка предусмотрены административные штрафы: для ИП до 5 000, для организаций — до 50 000 рублей (ст. 14.1, 15.1 КоАП).
Будьте внимательны! Недочеты в порядке документооборота не относятся к финансовым нарушениям. Они рассматриваются по правилам ст.120 НК РФ , и наказание может последовать за грубое пренебрежение правилами учета доходов и расходов (штраф до 30 000 рублей).
Грубыми считаются: отсутствие первичных документов, включая ордера, фактуры, счета; неправильное отражение хозяйственных операций на счетах. Огрехи в при заполнении, если они не повлекли за собой, например, неполное оприходование или накопление сверхлимитного остатка в кассе, к ним не относятся.
Пример из судебной практики. (дело № А52-2365/2010, Постановление ФАС СВО от 07.02.2011).
Во время проверки ФНС были обнаружены некорректно оформленные приходные ордеры: без подписи главного бухгалтера, кассира, с квитанциями. На организацию был наложен штраф — 40 000 руб., на основании ст.15.1 КоАП. При оспаривании в Арбитражном суде, было установлено, что некорректное оформление ПКО, в данном случае, не привело к нарушениям финансового учета. Решение принято в пользу юридического лица.
Обычно составление сводится к внесению данных в квитанцию. Сам же ордер остается не заполненным. Это является нарушением.
Рассмотрим основной порядок использования ПКО, ведь такие действия работников бухгалтерии просто не допустимы.
Общие сведения
Наверняка вы знакомы с перечнем первичной документации, и в частности, слышали о приходных и расходных ордерах. Но вот знаете ли что это, как и когда используются?
Что это такое?
Приходный кассовый ордер – документ, с помощью которого осуществляется оформление поступивших денежных сумм в кассу компании. Это норматив при документальном отражении потока денег по кассовым операциям.
ПКО выписывается на бумаге или заполняется на компьютере. Его оформляют кассы любых предприятия при приеме денежного эквивалента.
Назначение документа
Приходный ордер нужен, чтобы осуществлять контроль кассового состояния. Это база при принятии управленческого решения. Документ важен при отражении необходимой информации в системе учета бухгалтерии.
Квитанция, которая является частью – отчетный документ, что необходим при предоставлении покупателям или клиентам.
Приходный ордер необходим, чтобы юридически оформить денежные поступления (к примеру, от учредителей, когда осуществляется возмещение ущерба и т. д.).
Поступление денег в кассу может иметь назначение такого плана:
- поступление в кассу с расчетного счета;
- вырученные средства от покупателя;
- возврат подотчетных денег, что не были использованы сотрудником;
- возврат , возмещение ущерба;
- учредительский взнос в уставной капитал.
Ордера оформляют в обязательном порядке при всех поступлениях средств в кассу предприятия или ИП. Принимать деньги без подготовки приходного ордера нельзя. Такие действия будут расценены, как нарушение кассовой дисциплины, за которое предусмотрен штраф.
Его размер составляет:
При частичном или полном неоприходовании наличных сумм по ПКО искажаются сведения бухгалтерского и налогового учета, а также показатели бухгалтерских отчетов.
Возникающие нюансы
Многие предприниматели прекрасно знают о необходимости составления приходного кассового ордера. Но с особенностями формирования документа знакомы не все.
Часто игнорируют такой нюанс – в день, когда ПКО оформляется, деньги должны поступать в назначенные кассы. В противном случае ордера считаются недействительными. Нельзя делать помарки, исправлять написанное.
Иначе придется оформлять новый документ. Но часто приходник выписывают в кассу, а деньги попадают в нее через некоторый период. Или же наоборот – сначала появляются денежные суммы в кассе, а документов о том, что они поступили, еще не сформировано.
Обращайте внимание на графу о нумерации ПКО. Она должна быть непрерывной в течение года. А такое требование часто предпринимателями игнорируется.
Приходный ордер без чека может быть выдан исключительно ИП, что находится на и освобождается от применения контрольно-кассовых машин. В таком случае дополнительно готовят бланки строгой отчетности.
Немало трудностей при заполнении возникает при отражении основания. На самом деле просто укажите операции, при проведении которой было получено деньги.
Правила заполнения ПКО предусматривают отражение источников поступления наличности, которыми могут выступать не только физические лица, но и компании со статусом юрлиц.
Приходные ордера по окончанию рабочего дня подшивают к отчетам кассиров (отрывные листы кассовой книги).
Кто подписывает форму?
Оформлять приходник на товары, услуги, работы должен бухгалтер предприятия. Процедура заполнения несложная.
При составлении документа отражают такие сведения:
- название компании или ФИО индивидуального предпринимателя;
- порядковые номера, что присваиваются в регистрационных журналах;
- дата составления;
- данные по дебету, кредиту, код целевого назначения, если идет речь о юридическом лице (ИП ставит прочерки);
- суммы;
- ФИО человека, от которого принимаются средства;
- основание проведения хозяйственной операции;
- сумма, что была получена (в прописном виде);
- ставка или указание «Без налога»;
- указание первичной документации в качестве приложения;
- ФИО работника бухгалтерии и кассира.
Такие же данные стоит вписывать и в отрывную часть. Сформированный документ подписывает главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо по распоряжения руководителя предприятия (если в компании нет бухгалтера).
Есть право подписи и у самого индивидуального предпринимателя. Проверка документа осуществляется кассиром. Такой сотрудник должен быть уверен в том, что все данные, что отражены в приходном ордере, являются подлинными.
Он проверят и подпись сотрудника бухгалтерии по имеющемуся образцу, а также наличие необходимой документации, что указываются в приложении.
Если ПКО оформлен надлежащим образом, кассиром принимаются денежные суммы в кассу. В противном случае бланк возвращается для доработки. Сумму стоит принимать полистно.
Если не обнаружено недочетов, на приходных кассовых ордерах ставят печать (после принятие денег), большая часть которой должна расположиться на отрывной части, а меньшая на самом ордере.
Когда печать будет поставлены, нужно документ зарегистрировать в тетради, отражающей подобные операции. Основные нормы, которые должны соблюдаться компаниями:
Какую форму можно использовать?
Укажем, что с 2014 года бланк не изменился, как и правила его заполнения. А значит, вы вполне можете ознакомиться с нормами составления такого документа и работать без каких-либо трудностей.
Приходный ордер представлен унифицированной формой КО-1, что выписывается в 1 экземпляре ответственными лицами. ПКО имеет 2 части – сам приходный ордер и квитанцию, которая является отрывной и отдается лицам, что вносят средства в кассу.
Квитанция будет подтверждать факт того, что от такого лица принято денежную сумму. КО-1 – межотраслевая форма, которая используется в обязательном порядке всеми субъектами предпринимательской деятельности.
Бланк является унифицированным. А это значит, что компании не могут видоизменять его, вносить дополнительные разделы или удалять те, которые имеются. Индивидуальный предприниматель может не оформлять кассовые документы, в том числе и приходные ордера.
Они могут заполняться по собственной инициативе. Если же ИП решил составлять ПКО, тогда нужно опираться на .
В данном документе отражаются правила оформления операций с наличностью, подготовки приходника, указан период, на протяжении которого он может храниться. Там также прописано, что ПКО присвоено номер строгой отчетности 031001.
Кассовое обслуживание в банке отражается на ордере, форма которого утверждена . Это форма приходного кассового ордера 0402008.
Такой бланк заполняют, например, при проведении таких операций:
- прием банковскими учреждениями наличных сумм от предпринимателя, чтобы зачислить их на расчетный счет;
- оплата предпринимателем налоговых платежей;
- прием банковскими учреждениями денег, чтобы зачислить их на вкладной счет и т. д.
Такой ордер заполняет сотрудник банка. Он выдает квитанции, проверяет, правильно ли отражаются сведения в документе, ставит подпись и печать.
Если на приемку материальных ценностей
Форму такого бланка утверждено . Он так и называется – приходной кассовый ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) – форма 0504207.
Выписывать такой первичный документ должна сторона, что принимает средства, отражая нужные сведения о своем предприятии и поставщиках.
При заполнении формы стоит указывать:
- код , ОКПО;
- даты, когда составляется ордер;
- контакты.
Основание для предоставления такого ордера являются приказы директора. В ПКО обязательно отражение номера и даты формирования. Используют такую форму вместо формы 03 класса по ОКУД.
Это правовое основание, чтобы можно было предъявлять претензии поставщикам.
Образец заполненного бланка
Рассмотрим несколько примеров заполнения приходного ордера:
Чтобы правильно составить приходный кассовый ордер, стоит знать основной порядок, установленный законодательными нормами.
Кроме того, нужно учитывать ряд особенностей использования приходника – знать, кто и когда его составляет, кто освобождается от такого обязательства, какие реквизиты прописывать в определенных ситуациях и т. д.
Образец заполнения приходного кассового ордера ИП нужно иметь каждому бизнесмену, так как в процессе работы возникают ситуации, когда требуется внести наличные деньги в кассу. Форма ордера является единой для всех организаций и индивидуальных предпринимателей. При оформлении документа требуется использовать только действующие бланки, иначе в процессе ведения бизнеса будут возникать различные неприятности. Бланк на 2017 год представлен в приложении 1.
Приходный кассовый ордер (ПКО, “приходник”) условно разделен на 2 части. Левая представляет собой непосредственно “приходник”, а вторая – это квитанция. После фактической передачи денег ордер остается у кассира, а квитанция передается человеку, внесшему наличность. Этот документ является подтверждением того, что кассир принял средства.
В ПКО для ИП обязательно должны быть указаны следующие данные:
- ФИО индивидуального предпринимателя, ОКПО;
- номер и дата создания документа;
- сумма внесенных наличных денег цифрами и прописью;
- имя или название юридического лица, от которого поступила наличность;
- на основании чего получены средства;
- сумма НДС;
- подписи и печать или штамп.
Перечисленная информация должна содержаться не только в самом “приходнике”, но и в квитанции к нему. Для человека, сдавшего наличность, она является подтверждением кассовой операции.
Порядок составления документа
Приложение 1. Бланк приходного кассового ордера.
Как заполнить приходный кассовый ордер ИП в соответствии с установленными правилами, знает любой бухгалтер-кассир.
Но у предпринимателя обычно нет такого сотрудника, а есть или простой кассир, или другой работник, выполняющий функции по приему наличных денег. Иногда сам бизнесмен принимает наличность.
В поле “Организация” указывается имя предпринимателя, в табличке справа – ОКПО. У бизнесмена-физического лица он состоит из 10 знаков, если знаков 9, то впереди надо поставить нуль.
Структурное подразделение указывается только в том случае, когда в кассу приходуется выручка, поступившая от торговых точек. Обозначается название и/или номер точки, от которой поступили деньги.
Обычно нумерация документов ведется с 1 января текущего года. Нужно помнить, что ПКО печатается только в день фактической передачи наличности в кассу. Если документ будет сделан раньше или позже, то он признается недействительным.
Предприниматель имеет право не указывать бухгалтерские счета и код целевого назначения в “приходнике”. В графе “Принято от” прописывается ФИО гражданина или название фирмы, от кого поступили наличные средства. Если деньги приняты от организации, то необходимо указать имя человека, непосредственно передавшего их в кассу. Например, от ООО “Колобок” через Волкова Петра Ивановича.
В строке “Основание” требуется указать, за что получены деньги или каков источник их поступления. Например, за проданные товары или торговая выручка от магазина №2. Приходный кассовый ордер подписывает кассир и сам индивидуальный предприниматель (при отсутствии бухгалтера). Документ заполняется в 1 экземпляре.
Информация в квитанции и в “приходнике” должна полностью совпадать. Квитанция заверяется печатью (если нет, то нужно на месте печати поставить “б/п”). Можно на квитанции поставить штамп “Оплачено”. К квитанции прикладывается чек. Образец заполнения приходного кассового ордера ИП представлен в приложении 2. Все приходные и расходные ордера фиксируются в журнале регистрации кассовых документов. В ПКО нельзя делать исправления. Если испортили, то нужно распечатать и заполнить новый документ.
Вернуться к оглавлению
Как принять наличные без ККМ
Приложение 2. Образец заполнения ПКО.
Некоторые индивидуальные предприниматели работают без использования контрольно-кассовой машины, то есть при поступлении наличных денежных средств не смогут выдать вносителю чек и ПКО. В этом случае ИП представляют гражданину бланк строгой отчетности (БСО). К нему относятся квитанции, путевки, абонементы, талоны и т.п. Эти бланки обязательно содержат следующую информацию:
- название, серия и номер;
- имя ИП, его ИНН, адрес регистрации;
- за что получены деньги;
- общая стоимость;
- сколько денег принято в наличном виде;
- дата операции;
- подпись кассира или другого лица, принявшего деньги, печать ИП или отметка “б/п”.
Все БСО необходимо печатать в типографии. Каждый документ индивидуален. Все бланки строгой отчетности учитываются в специальной книге.
Приходный кассовый ордер не является бланком строгой отчетности, поэтому при работе предпринимателя без кассовой машины при приеме денежных средств нельзя выдавать лицам, внесшим деньги, “приходники”.
Оформление приходных и расходных кассовых ордеров производится по определенным правилам. Рассмотрим основные предписания.Нюансы
Приходные и расходные кассовые ордера подписываются ответственным сотрудником непосредственно после совершения соответствующей операции. Документы, приложенные к ним, должны быть погашены штампом либо отметкой "Оплачено". При этом в обязательном порядке проставляется дата во избежание повторного использования бумаг. Согласно действующим правилам в не допускается вносить никаких исправлений, даже если они оговорены.
Форма КО-1
Заполнять приходный ордер нужно в одном экземпляре. Форма состоит из 2 разделов. Первый - непосредственно приходный ордер, а второй - отрывной листок - квитанция. Последняя выдается лицу, внесшему средства. В строке "Основание" указывается содержание выполненной операции. К примеру, это может быть "оплата счета № 321 от 1.02.2017 г.". В поле "В том числе" приводится величина НДС. Сумма указывается цифрами. Если налог не предусмотрен, то следует написать "Без НДС". В поле "Приложение" перечисляются документы, которыми сопровождается ордер. Корреспондирующий счет ставится в зависимости от источника средств. Код подразделения указывают операционисты обособленных структурных отделений предприятия. Ячейка "Дебет" должна содержать счет кассы в соответствии с планом. Нумерация документов сквозная, устанавливается на один год. В форме не должно присутствовать номеров, записанных не по порядку, или задвоенных кодов. Обязательным реквизитом считается ОКПО. Сведения указываются в соответствии со справкой, выданной органом госстатистики. Название организации указывается в том же виде, в котором оно присутствует в учредительной документации. Если на предприятии утверждены коды аналитики, в ордере необходимо их указать. На документе присутствует ячейка "целевое назначение". Она заполняется только некоммерческими предприятиями с соответствующим финансированием.
Особенности заверения
Приходный ордер визируется в бухгалтерии. Если уполномоченные на визирование документа специалисты отсутствуют, то это делает руководитель предприятия. Директор организации своим распоряжением может возложить обязанность по подписанию ордеров на другого сотрудника. При этом его кандидатуру руководитель должен согласовать с главным бухгалтером. Если директор предприятия самостоятельно проводит финансовые операции, то приходные, расходные кассовые ордера, кассовая книга составляются и подписываются им же.
Проставление печати
Оттиск должен располагаться на части формы с отметкой "М. П." и захватывать квитанцию. Законодательство не предусматривает специальных правил по проставлению печати. На практике принято располагать 60 % от него на основной части, а 40 % - на квитанции. Некоторые рекомендации приводятся в постановлении Госкомстата № 88 от 18.08.1998 г. Законодательство также не устанавливает конкретный перечень реквизитов, которые должны размещаться на печати операциониста. Целесообразно включать в штамп сведения, которые ранее считались обязательными:
Документ на выдачу средств
Расходный ордер также оформляется в одном экземпляре. При выдаче средств сотруднику под отчет форму следует составлять в соответствии с его письменным заявлением. Оно может быть в свободной форме. Заявление должно подписываться руководителем предприятия. В нем указывается:
- Сумма к выдаче.
- Срок.
- Дата.
В поле "Основание" указывается выполненная операция. К примеру, это может быть "возврат перерасхода по отчету № 123 от 02.03.2017 г.". В поле "Приложение" указываются первичные и прочие документы. При этом приводятся их номера и даты составления. В качестве приложений могут выступать заявки на выдачу средств, счета и так далее. Правила оформления ф. КО-2 предусматриваются в Методических рекомендациях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88. Не допускается вносить никакие исправления в расходный ордер. Документ также подписывается главным бухгалтером, руководителем или иным лицом, уполномоченным им. Предприниматели, которые ведут учет затрат и доходов либо физических показателей, согласно налоговому законодательству, могут не оформлять расходные ордера.
Действия операциониста
При выдаче средств по расходным ордерам кассир должен проверить:
- Наличие обязательных подписей и их соответствие образцам.
- Равенство сумм, указанных прописью и цифрами.
- Наличие документов, приведенных в форме.
- Соответствие Ф.И.О. в ордере сведениям, предоставленным получателем.
После этого операционист готовит необходимую сумму, передает платежный документ принимающему их лицу. В ордере получатель должен указать количество рублей (прописью) и копеек (цифрами). Лицо также ставит свою подпись и дату. Операционист должен пересчитать приготовленные деньги. При этом получатель должен видеть, как кассир это делает. Принявший средства субъект также пересчитывает их под наблюдением операциониста. Если этого сделано не будет, впоследствии получатель не может предъявить кассиру претензии по выданной сумме. После этого операционист должен подписать платежный документ.
Важные моменты
Кассир выдает средства исключительно тому лицу, сведения о котором указаны в ордере. Последний предъявляет документ, подтверждающий его личность. Если выдача производится по доверенности, необходимо проверить соответствие Ф.И.О. получателя, приведенные в ордере, сведениям о представляемом лице. Документ, подтверждающий полномочия фактического получателя, прилагается к платежной форме. Если по доверенности будет осуществляться несколько выплат или в разных организациях, к ордеру прикладывается копия. Оригинал должен остаться у операциониста, совершившего последнюю выдачу.
Учет приходных, расходных кассовых ордеров
На предприятиях, составляющих рассмотренные выше документы, должен обеспечиваться контроль операций с денежными средствами. Для этого необходимо вести журнал приходно-расходных кассовых ордеров . В нем фиксируются реквизиты платежных форм перед их передачей операционисту. Ордера, оформленные на ведомостях на выдачу з/п и прочих аналогичных сумм, вносятся в книгу после предоставления средств получателям. Соответствующее правило закреплено в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88.
На практике часто возникает вопрос: на какой период необходимо открывать журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров? Стоит отметить, что законодательство не предусматривает каких-либо ограничений по срокам. В этой связи вопросы, касающиеся периода использования журнала, бухгалтер решает самостоятельно. Открыть книгу можно на год, месяц, квартал. При принятии соответствующего решения следует учитывать число операций.
Ответственность за нарушение правил
К предприятиям, не выполняющим предписания по ведению кассовых операций, применяются меры, предусмотренные законодательством. Ответственность устанавливается различными нормативными актами. В их числе - президентский Указ № 840 от 25.07.2003 г. В 15-й главе КоАП предусматривается статья 15.1. Она фиксирует меры ответственности за нарушение правил работы с наличностью и порядка осуществления кассовых операций. В случае превышения размеров сумм, предназначенных для расчета с контрагентами, неоприходования (частичного или полного) поступивших средств, несоблюдения предписаний по хранению свободных денег сверх лимитов предусматривается административный штраф: 40-50 МРОТ - для должностных лиц, 400-500 МРОТ - для организаций.
Заключение
Оформление ордеров - задача весьма ответственная. Как выше было сказано, в документах не допускаются исправления, ошибки и помарки. Операционист, ответственный за их составление, должен помнить, что ордер - форма строгой отчетности. Поэтому не следует допускать порчи документов. В случае отсутствия какого-либо из обязательных реквизитов заполненный ордер будет считаться недействительным.
22.08.2019
Среди многообразия первичной документации приходный ордер или форма КО-1 является одним из важных документов среди кассовых операций.
С помощью подобной формы оформляются поступление всех денежных средств в кассу предприятия, что является нормой документального отображения денежных потоков через кассу.
Зачем нужен ПКО — понятие
В организацию деньги поступают путем перечисления их на расчетный счет (безналичный расчет) или в кассу наличными. Оприходовать купюры по кассе в соответствии с Порядком ведения операций необходимо при помощи оформления приходного кассового ордера.
Индивидуальные предприниматели, ведущие хозяйственную деятельность по упрощенной системе налогообложения, данную форму документа могут не использовать.
Для чего нужен ПКО?
Кассовый ордер осуществляет контроль кассового состояния и является важным документом, отражающим необходимые сведения в бухгалтерии.
Варианты поступления денег в кассу:
Принятие наличных в кассу без оформления приходного ордера не допускается и расценивается как нарушение кассовой дисциплины, предусматривающее наказание в виде наложения штрафа.
Какую форму можно использовать для заполнения?
Для оприходования наличных денежных средств Госкомстатом России от 18.08.1998 г. утверждена специальная форма (КО-1).
Как выглядит форма КО-1 (по ОКУД 0310001)? Бланк содержит сам приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которая является отрывным талоном.
Порядок и правила оформления
Приходный ордер допускается оформлять рукописным способом или при помощи технических средств, предназначающихся для обработки данных (персональный компьютер, программное обеспечение)
Бланк КО-1 составляется бухгалтером в единственном экземпляре, подпись ставит главный бухгалтер или сотрудник, наделенный подобными полномочиями.
Следует обратить внимание на нумерацию форм: она не должна прерываться в течение всего календарного года. Данное требование зачастую пренебрегается предпринимателями.
Большинство работодателей знакомы с обязательностью оформления приходных, но особенности их составления известны не каждому.
Зачастую игнорируется тот момент, что в день оформления КО-1 деньги должны поступить в кассу, иначе ордер не считается действительным.
На практике же возникают ситуации, когда приходный ордер сначала выписывается, а денежные средства вносятся в кассу через некоторое время или наоборот - первыми появляются деньги, а необходимые бумаги оформляются позднее.
Вносить изменения и поправки в документ запрещено, при их возникновении необходимо оформить документ заново.
Как правильно заполнить реквизиты унифицированной формы КО-1?
Необходимо заметить, что приходный кассовый ордер включает в себя 2 компонента: ордер и квитанция.
Оформление осуществляется общим экземпляром, квитанция передается гражданину, передавшему наличность.
Для безошибочного заполнения утвержденной формы ордера следует последовательно, друг за другом, начиная с верхней строки, вносить данные.
Первый блок начать следует с вводной строки, где фиксируется полное название предприятия, структурного подразделения и его кода в соответствии с уставной документацией.
Если последнее отсутствует, то в строке ставится прочерк. Также вносится информация о коде ОКПО в соответствии со сведениями Госкомстата.
В строку «Номер документа» вписывается порядковый номер на основании , нумерация которых начинается с начала года.
Вписывая дату составления, требуется соблюдение последовательности написания: день, месяц, год. Для заполнения используются арабские цифры, перед однозначной цифрой проставляется «ноль». Зафиксированная дата должна соответствовать оприходованию денег.
Второй блок является основным и включает в себя сведения о финансовых поступлений в кассу компании.
Информация об учете наличности и ее размере представлена в столбцах:
- «дебет» - проставляется номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются денежные средства (как правило, указывается 50 — «Касса»), ячейка не обязательная для заполнения и может оставаться пустой;
- «кредит» - вписывается код отдела, куда приходуется наличность (при его отсутствии ставится прочерк) и номер корреспондирующего счета, отражающего поступления наличных денежных средств в кассу (71 - возврат подотчетных сумм, 51 - снятие суммы в кредитном учреждении, 90 - выручка, 62 - поступление от покупателей, 73 - прочие расчеты с работниками, 75 - взносы в уставной фонд).
- «код аналитического учета» заполняется, если на предприятии утверждены коды для аналитики;
- «сумма» — обозначается поступившая сумма денег (цифрами);
- «код целевого назначения» — используется лишь некоммерческими учреждениями, где подразумевается целевое финансирование.
Графы с данными по кредитам индивидуальные предприниматели могут оставить незаполненными.
Под таблицей указывается фамилия, имя и отчество того, от кого поступила наличность, а также основания ее передачи.
Что писать в основании? В основании можно указать возврат неизрасходованных средств, оплата по договору, розничная выручка, оплата счета.
Далее снова прописывается сумма, внесенная в кассу, но уже с помощью буквенного обозначения.
Целые числа пишутся с заглавной буквы, дробь после запятой – цифрами, валюта прописывается без сокращений.
Если после написания суммы в предназначенной для ее написания графе осталось пустое место, то нужно заполнить его прочерком. Это оградит от возможности фальсификации ордера.
Также необходимо указать выделяется НДС или нет (прописывается ставка налога цифрой, либо обметка об освобождении от него).
В качестве приложения обозначаются данные прикрепленных первичных бумаг (авансовый отчет), их копии прикладываются к бланку.
Как заполнить квитанцию?
Заполнив приходный ордер, можно приступать к внесению сведений в квитанцию – отрывной талон к ПКО. Вся информация записывается аналогично ордеру.
После поступления наличности в кассу, кассир отрывает квитанцию по линии отреза и передает ее лицу, сдавшему денежные средства. Сам ордер остается у кассового сотрудника.
О принятой наличности делается соответствующая отметка в .
После проверки всех реквизитов кассир принимает денежные средства и пробивает их по ККА, если это является доходом компании.
Кто уполномочен подписывать?
Форму КО-1 оформляет:
- главный бухгалтер;
- бухгалтер или кассир, определенный распорядительным документом компании;
- директор организации (если в штате фирмы нет бухгалтера).
В ПКО должны быть подписи главного бухгалтера и бухгалтера или руководителя и кассира.
Если ведением кассовых операций занимается непосредственный руководитель предприятия, вся документация подписывается им лично.
Как правильно ставится печать?
Оттиск печати необходимо расположить на отметке «М. П.», располагающийся на квитанции.
Возможность проставления одновременно оттиск на квитанции и на ордере действующие нормативные акты не предусматривают.
Скачать бесплатно пустой бланк и заполненный образец в формате word и excel
Скачать бланк приходного кассового ордера КО-1 форма по ОКУД 0310001 – в формате , .
Скачать пример заполнения ПКО на внесение вклада в уставный капитал –
Скачать образец оформления на получение наличных из банка – .
Пример на получение денег от покупателя – .
Образец ПКО на внесение вклада:
Образец ПКО на получение наличных из банка:
Образец ПКО на получение денег от покупателя:
Срок хранения
Хранится форма КО-1, как и вся первичная документация, 5 лет после завершения отчетного периода.
Полезное видео
Как правильно заполнить приходный кассовый ордер, можно узнать из данного видео:
Выводы
Расчет наличными средствами между организациями ограничен лимитом в размере 100 тысяч рублей. Если кассиру предложат принять через кассу большую сумму, он должен отказать в приеме наличности, иначе будет наказан за несоблюдение кассовой дисциплины
Частичное или полное неоприходование наличных денежных средств по ПКО искажают данные бухгалтерского и налогового учета.
При проведении проверки контролирующими органами, уполномоченный сотрудник расценит этот факт как грубое нарушение и привлечет к ответственности предприятие.
За грубое несоблюдение норм учета доходов или объектов налогообложения, совершенное на протяжении одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, подлежит взысканию штрафа в размере 10 000 рублей.
Грубое нарушение действующих правил кассового учета является отсутствие первичных кассовых бланков.
Также их отсутствие у компании-покупателя может послужить основанием для отказа налоговой службы в признании представленных расходов предприятия в целях налогообложения прибыли или единого налога.